La Magia de Hacer Una Cosa a la Vez

¿Por qué entre el 25% y el 50% de las personas se manifiesta sobrecargado o extenuado en el trabajo?

No es sólo el número de horas que estamos trabajando, sino el hecho de que pasamos demasiadas horas haciendo malabares con varias cosas a la vez.

Hemos perdido, sobre todo, los puntos de corte, las líneas de meta y las fronteras. La tecnología las ha hecho tan borrosas que hoy son difíciles de reconocer. El trabajo nos sigue a donde vamos a través de nuestros dispositivos digitales siempre insistentes e impertinentes. Es como una comezón a la que no podemos resistirnos, aunque rascarnos inevitablemente la va a agravar.

Responde la verdad: ¿Respondes correos electrónicos durante los conference calls (y a veces incluso mientras estás hablndo con otra persona)? ¿Llevas tu laptop a las reuniones y pretendes que tomas notas mientras navegas por Internet? ¿Almuerzas en tu escritorio? ¿Haces llamadas mientras manejas e incluso envías mensajes de texto o emails, aunque sabes que no deberías?

El mayor perdedor — suponiendo que tu salud no se ve afectada — es tu productividad. En parte, esa es una consecuencia de dividir tu atención, ya que estás dedicado parcialmente a múltiples actividades pero rara vez te concentras en una sola. En parte, esto se debe a que cuando cambias de una actividad a otra, tiendes a incrementar el tiempo de realización de la tarea original en un 25% en promedio.

Pero más peligroso, es que dado que siempre estás haciendo algo, estás consumiendo sin contemplaciones tu reserva de energía durante el curso del día, de manera que tienes menos disponible con cada hora que pasa.

Conozco esto desde mi propia experiencia. Consigo escribir entre dos y tres veces más cuando me concentro sin interrupciones por un período de tiempo dado y luego tomo un descanso lejos de mi escritorio. El mejor camino para una organización que quiera estimular mayor productividad y más pensamiento innovador es fomentar períodos finitos de concentración seguidos de períodos más cortos de recuperación.

Si tienes un cargo directivo, aquí hay tres políticas que vale la pena promover:

1. Mantener disciplina en las reuniones. Programar las reuniones para 45 minutos en lugar de una hora o más, de manera que los participantes pueden mantenerse concentrados, tomar un tiempo después de la reunión para reflexionar acerca de lo discutido y recuperarse antes de su siguiente obligación. Comienza las reuniones a la hora precisa, termínalas a la hora precisa e insiste en que todos los dispositivos digitales sean apagados durante la reunión.

2. No demandes o esperes respuestas inmediatas en cada momento del día. Eso fuerza a que las personas bajo tu responsabilidad se vuelvan reactivas, dividan su atención y se les haga difícil mantener la atención en sus prioridades. Déjalos alejarse del correo electrónico por momentos. Si es urgente, los puedes llamar - pero eso no pasará muy a menudo.

3. Fomenta la recuperación. Crea al menos un momento durante el día en que impulsas a tu equipo a que deje de trabajar y se tome un respiro. Ofrece una clase de yoga a media tarde, organiza un pequeño paseo o ejercicios de estiramiento, o considera crear un ambiente donde las personas puedan relajarse o descansar.

Es tarea de los individuos fijar sus propias fronteras. Considera estas tres conductas para ti:

1. Realiza la tarea más importante primero en la mañana, preferiblemente sin interrupciones por 60-90 minutos, con una hora de inicio y de fin. Si es posible, trabaja en un ambiente privado durante este período o con audífonos que te aislen del ruido. Finalmente, resiste cualquier impulso a distraerte, sabiendo que tienes una hora de cierre designada. Cuanto más te sumerjas en el tema, serás más productivo. Cuando termines, tómate unos minutos para recuperarte.

2. Agenda intervalos de tiempo regulares para pensar a largo plazo, creativa o estratégicamente. Si no lo haces, constantemente caerás bajo la tiranía de lo urgente. Además, encuentra un ambiente diferente donde realices esta actividad — preferiblemtne uno que sea relajado y conducente a pensar de manera abierta.

3. Toma vacaciones reales y regulares. Reales significa que cuando estás fuera, estás desconectándote realmente de tu trabajo. Regulares significa varias veces al año si es posible, incluso si algunas son sólo dos o tres días adicionales a un fin de semana. Las investigaciones sugieren que estarás mucho más sano si tomas todas tus vacaciones y serás más productivo.

Un único principio subyace a todas estas sugerencias. Cuando estás trabajando, comprométete plenamente por períodos definidos de tiempo. Cuando estás recuperando energías, hazlo verdaderamente. Maneja momentos. Deja de vivir tu vida en una zona gris de indefinición.

Tony Schwartz

HBR Blog Network
Tony Schwartz es el presidente y CEO de The Energy Project y el autor de Be Excellent at Anything. Síguelo a The Energy Project en Facebook y conéctate con Tony en Twitter.com/TonySchwartz y Twitter.com/Energy_Project.

Traducción: Gerencia Actual